Kurum Sözleşmesi ve Veri İşleyen Taahhüdü

1. Taraflar ve konu

Bu sözleşme, panel hizmetini sağlayan Derece Masası ("Sağlayıcı") ile paneli kendi öğrencileri için kullanan eğitim kurumu ("Kurum") arasındadır.

Adres: Fındıkzade, Fatih / İstanbul · E-posta: derecemasasi@gmail.com · Telefon: +90 537 827 86 47

Konu: Kurumun öğrenci takibi, ders programı, yoklama, deneme analizi, muhasebe ve sınav organizasyonu işlerini yürüttüğü yazılımın kullanıma sunulması ve bu sırada kişisel verilerin işlenmesinin kurallarıdır.

2. Kim neyin sorumlusu — bu bölüm sözleşmenin belkemiği

KURUM VERİ SORUMLUSUDUR. Öğrenciyi kaydeden, verisini toplayan, hangi amaçla ne kadar süre işleneceğine karar veren, öğrenciyi ve velisini aydınlatan, gerektiğinde açık rızayı alan taraf Kurumdur. Bu yükümlülükler Kuruma aittir ve bu sözleşmeyle Sağlayıcıya devredilmez.

SAĞLAYICI VERİ İŞLEYENDİR. Sağlayıcı, Kurumun paneline girdiği veriyi yalnızca bu sözleşme ve Kurumun talimatı çerçevesinde, hizmeti sunmak için işler. Veriyi kendi amaçları için kullanmaz, satmaz, başka bir kuruma göstermez, reklam ya da profilleme için işlemez.

Panelin B2C tarafında (Derece Masası'nın kendi koçluk öğrencileri) durum farklıdır: orada veri sorumlusu Sağlayıcıdır ve KVKK Aydınlatma Metni o ilişkiyi anlatır. İki taraf aynı yazılımı kullanır ama veriler birbirinden ayrıdır.

3. Sağlayıcının taahhütleri

• Veriyi yalnızca Kurumun talimatı ve bu sözleşme çerçevesinde işlemek; talimat hukuka aykırıysa uygulamadan önce Kurumu uyarmak.
• Veriye erişen herkesi gizlilikle yükümlü tutmak.
• Kurumun verisini başka kurumların verisinden ayrı tutmak; erişim kuralları veritabanı seviyesinde tanımlıdır ve otomatik testlerle sürekli doğrulanır.
• Bir veri ihlali öğrenildiğinde Kurumu GECİKMEKSİZİN bilgilendirmek; ihlalin kapsamını, etkilenen veri türlerini ve alınan önlemleri yazılı olarak bildirmek. Kurul'a ve ilgili kişilere bildirim yükümlülüğü veri sorumlusu sıfatıyla Kuruma aittir; Sağlayıcı bu bildirim için gereken bilgiyi sağlar.
• İlgili kişi (öğrenci, veli, personel) Kuruma başvurduğunda, cevabın hazırlanması için gereken teknik desteği makul sürede vermek.
• Alt işleyen listesini (6. bölüm) güncel tutmak ve listeye yeni bir alt işleyen eklenmeden önce Kurumu bilgilendirmek.
• Sözleşme bittiğinde veriyi 8. bölümdeki usulle iade etmek veya imha etmek.

4. Kurumun taahhütleri

• Öğrenciyi ve velisini KVKK m.10 uyarınca aydınlatmak, gereken hallerde açık rızayı almak ve bu rızayı belgelemek.
• On sekiz yaşından küçük öğrencilerin verisini veli rızası olmadan panele girmemek.
• Panele yalnızca eğitim hizmeti için gerekli veriyi girmek. Sağlık raporu, kimlik fotokopisi, ceza kaydı gibi özel nitelikli veriler için panelde alan yoktur ve bunlar serbest metin alanlarına da YAZILMAMALIDIR.
• Hesapları kişiye özel kullanmak; parola paylaşmamak. Paylaşılan yoklama hesabının şifresini dönem başlarında değiştirmek.
• Panelden ayrılan personelin hesabını gecikmeksizin pasifleştirmek.
• Kendi öğrencisinin verisini panelden dışarı aldığında (CSV, karne, giriş belgesi çıktısı) o kopyanın güvenliğinden sorumlu olmak.

5. Kurumun yüklediği içerik

Panelde Kurumun kendi dosyasını yüklediği yerler vardır — deneme kitapçığının PDF'i bunun örneğidir. Bu dosyaların paylaşım hakkının Kurumda olduğu beyanı yükleme sırasında alınır ve beyanı verenin adıyla birlikte kaydedilir.

Yüklenen içeriğin fikri mülkiyet hukukuna (özellikle 5846 sayılı FSEK) uygunluğundan Kurum sorumludur. Sağlayıcı yüklenen dosyaların içeriğini denetlemez, hak sahipliğini araştırmaz.

Bir hak sahibi ihlal bildiriminde bulunursa Sağlayıcı ilgili dosyaya erişimi durdurur ve Kurumu bilgilendirir. Kurum, bildirime ilişkin açıklamayı ve varsa hak belgesini sunmakla yükümlüdür.

Öğrenciye dosyanın tamamı hiçbir zaman verilmez: yalnızca öğrencinin yanlış yaptığı sorunun sayfası, adı filigranlı olarak gösterilir.

6. Alt işleyenler ve verinin yeri

Veri, Avrupa Birliği içinde (Frankfurt, Almanya) barındırılan sunucularda saklanır. Bu, KVKK m.9 anlamında yurt dışına aktarımdır; Kurumun kendi aydınlatma ve rıza süreçlerinde bunu belirtmesi gerekir.

7. Hizmet, kesinti ve sorumluluk sınırı

Panelin kesintisiz çalışması için makul çaba gösterilir; kesintisizlik taahhüt EDİLMEZ. Hizmet, altyapı sağlayıcılarının erişilebilirliğine bağlıdır ve onların kesintilerinden Sağlayıcı sorumlu tutulamaz.

Veritabanı yedekleri altyapı sağlayıcısının sunduğu imkânlarla tutulur. Kurumun kendi verisinin dışa aktarımını düzenli olarak alması önerilir; panel bunun için CSV çıktısı sunar.

Sağlayıcının sorumluluğu, her hâlükârda ilgili dönem için ödenen hizmet bedeliyle sınırlıdır. Kâr kaybı, iş kaybı, itibar kaybı ve dolaylı zararlardan sorumluluk kabul edilmez. Bu sınır, kasıt ve ağır ihmal hallerinde ve mevzuatın emredici hükümleri saklı kalmak kaydıyla uygulanır.

Panel bir eğitim aracıdır; öğrencinin sınav başarısı hakkında taahhüt içermez. Panelin ürettiği sayı, grafik ve öneriler karar desteğidir — kararı Kurum ve öğretmen verir.

Panel mali müşavirlik, hukuki danışmanlık ya da resmî belge düzenleme hizmeti DEĞİLDİR. Muhasebe ekranlarının çıktıları kurum içi kayıttır; fatura, e-Arşiv ve resmî defter yükümlülükleri Kuruma aittir.

8. Süre, fesih, verinin iadesi ve imhası

Sözleşme, taraflardan biri yazılı olarak sona erdirene kadar devam eder. Her iki taraf da 30 gün önceden yazılı bildirimle fesih hakkına sahiptir.

Sözleşme sona erdiğinde Kurum, verisinin makine tarafından okunabilir bir kopyasını 30 gün içinde talep edebilir. Bu sürenin sonunda Kuruma ait veriler silinir veya geri döndürülemeyecek şekilde anonim hale getirilir; mali mevzuat gereği saklanması zorunlu kayıtlar kendi süreleri boyunca saklanır.

Ücretin ödenmemesi halinde Sağlayıcı, 15 gün önceden bildirimde bulunarak erişimi askıya alabilir. Askı süresince veri silinmez.

9. Ücret

Hizmet bedeli ve ödeme dönemi taraflar arasında ayrıca kararlaştırılır. Fiyat değişikliği en az 30 gün önceden yazılı olarak bildirilir; Kurum kabul etmezse sözleşmeyi bildirim süresinin sonunda feshedebilir.

10. Gizlilik

Taraflar, birbirlerinin ticari sırlarını ve kişisel veri içermeyen iş bilgilerini de gizli tutar. Bu yükümlülük sözleşme sona erdikten sonra da devam eder.

Sağlayıcı, Kurumun adını referans olarak kullanmak isterse önceden yazılı onay alır.

11. Uygulanacak hukuk ve yetki

Türk hukuku uygulanır. Uyuşmazlıklarda İstanbul mahkemeleri ve icra daireleri yetkilidir.

12. Bu metnin sınırı

Bu metin, ürünün gerçekte ne yaptığına bakılarak yazılmış bir taslaktır ve hukukçu incelemesinden geçmemiştir. İmzaya götürülmeden önce bir avukatın okuması gerekir.

Sözleşme maddeleri mevzuatın emredici hükümlerini ortadan kaldırmaz: Kurumun veri sorumlusu olarak KVKK yükümlülükleri, Sağlayıcının veri işleyen olarak güvenlik yükümlülüğü ve tarafların kendi mevzuatlarına uyma zorunluluğu sözleşmeyle devredilemez.